Política de Retención de Información

Última actualización: 24 de agosto de 2026

Esta Política de Retención describe durante cuánto tiempo Grabitt, plataforma operada por Eventt S.A.S., mantiene disponible la información de las mediciones, qué ocurre cuando ese periodo termina y cómo se realiza la eliminación.

Complementa los Términos de Servicio y la Política de Privacidad. Cuando exista un acuerdo comercial específico entre Eventt y el Cliente, las condiciones de retención pactadas en ese acuerdo prevalecen sobre esta política respecto de los asuntos que regule expresamente.

1. Alcance

Esta política aplica a la información asociada a las mediciones creadas por los Clientes, incluyendo respuestas, resultados calculados, reportes y datos de participantes.

La información de cuenta, usuarios administradores, facturación y registros de seguridad se rige por lo previsto en la Política de Privacidad y puede tener periodos de conservación distintos, derivados de obligaciones legales, contables o de seguridad.

2. Definiciones

Cierre de una medición. Una medición se entiende cerrada cuando deja de aceptar respuestas de forma definitiva, ya sea porque el Cliente la cierra desde la plataforma o porque se alcanza la fecha de cierre programada. El cierre es definitivo y la plataforma registra su fecha y hora. La suspensión temporal, que permite reanudar la medición, no constituye cierre.

Periodo de acceso. Tiempo durante el cual una medición cerrada sigue disponible en la plataforma para consulta, reportes y exportación.

Medición inactiva. Medición cuyo periodo de acceso terminó y que deja de estar disponible en tableros, reportes y analítica, sin haber sido eliminada todavía.

Eliminación definitiva. Supresión de la información de los sistemas activos de Grabitt, tras la cual la recuperación puede no ser posible.

3. Ciclo de vida de una medición en Pago por uso

Salvo indicación distinta al momento de la contratación:

1. Del día 0 al día 90 tras el cierre. La medición permanece accesible. Los usuarios autorizados pueden consultar resultados, usar los reportes básicos y exportar la información.

2. A partir del día 91. La medición pasa a estado inactivo. Deja de estar disponible en tableros, reportes, analítica y demás funcionalidades interactivas.

3. Periodo de recuperación. Grabitt conserva la medición inactiva durante un periodo limitado, que normalmente no supera noventa (90) días adicionales. Durante ese tiempo, cuando resulte técnica y comercialmente posible, el acceso puede restablecerse mediante la actualización del plan, la contratación de un servicio elegible o la solicitud a Grabitt.

4. Eliminación definitiva. Vencido el periodo de recuperación, la información de la medición puede eliminarse de manera definitiva de los sistemas activos.

5. Vencimiento de respaldos. Las copias existentes en respaldos de seguridad se sobrescriben o eliminan conforme a los ciclos técnicos normales de respaldo y recuperación.

Los periodos indicados son los aplicables de manera ordinaria. Grabitt puede conservar información por más tiempo cuando lo exija la ley, una orden de autoridad competente, una disputa en curso o un acuerdo comercial aplicable.

4. Retención en PRO

Mientras una suscripción PRO elegible permanezca vigente y al día, Grabitt puede mantener disponibles las mediciones históricas elegibles para comparaciones, análisis de tendencias, reportes avanzados y capacidades elegibles de Grabitt AI.

El acceso histórico es una funcionalidad de la suscripción y no constituye una promesa de almacenamiento permanente o indefinido. Grabitt puede establecer periodos máximos de conservación, limitaciones técnicas o condiciones de uso razonable.

Cuando una suscripción PRO expira o se cancela, Grabitt puede otorgar un periodo de gracia limitado durante el cual el Cliente puede exportar la información elegible o reactivar la suscripción. Vencido ese periodo, las mediciones que dejen de estar cubiertas por una suscripción vigente quedan sujetas al proceso ordinario descrito en la sección 3.

La reactivación de PRO no garantiza la recuperación de información que ya haya sido eliminada de manera definitiva.

5. Retención en Enterprise

Los clientes Enterprise pueden acordar periodos de conservación distintos, incluyendo retención ampliada, eliminación anticipada o requisitos particulares de custodia. Esas condiciones se establecen en el acuerdo comercial correspondiente y prevalecen sobre esta política en lo que regulen expresamente.

6. Avisos antes de la eliminación

Antes de una eliminación definitiva programada, Eventt empleará esfuerzos razonables para informarlo al Cliente por medios electrónicos, a la dirección de correo registrada en la cuenta o mediante una notificación dentro de la plataforma, indicando la fecha prevista de eliminación y las opciones disponibles para exportar o conservar la información.

Este aviso no será exigible cuando la eliminación se realice por solicitud del propio Cliente, cuando responda a una obligación legal o a una orden de autoridad competente, o cuando la cuenta no cuente con un canal de contacto vigente.

7. Exportación

El Cliente es responsable de descargar o exportar la información que desee conservar antes del vencimiento de los periodos aplicables.

Grabitt proporciona funcionalidades de exportación conforme al plan contratado y a los permisos del usuario correspondiente.

8. Respaldos

La eliminación de información de los sistemas activos no elimina de forma inmediata todas las copias existentes en sistemas de respaldo o recuperación ante desastres.

Esas copias residuales permanecen durante los ciclos técnicos correspondientes, no se utilizan para finalidades ordinarias distintas de la seguridad, continuidad, integridad y recuperación del servicio, y se sobrescriben o eliminan al vencer dichos ciclos.

9. Solicitudes de titulares de datos

Las solicitudes de supresión presentadas por titulares de datos personales se atienden conforme a la Política de Privacidad y a la legislación aplicable, y pueden implicar plazos distintos a los previstos en esta política.

Cuando Eventt actúa como Encargado del Tratamiento respecto de las respuestas de una medición, dichas solicitudes se canalizan al Cliente que actúa como Responsable.

10. Cambios a esta política

Eventt puede actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio, en sus planes, en su infraestructura o en las obligaciones legales aplicables.

La fecha indicada al inicio corresponde a su última actualización. Cuando un cambio reduzca de manera material los periodos de conservación aplicables a un Cliente con una relación contractual vigente, Eventt procurará comunicarlo con una anticipación razonable antes de su entrada en vigor.

11. Contacto

Para consultas relacionadas con esta política:

Eventt S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: hello@eventt.co