Política de Retención de Información

Última actualización: 22 de octubre de 2026

Esta Política de Retención describe durante cuánto tiempo Grabitt, plataforma operada por Eventt S.A.S., mantiene disponible la información de las mediciones, qué ocurre cuando ese periodo termina y cómo se realiza la eliminación.

Complementa los Términos de Servicio y la Política de Privacidad. Cuando exista un acuerdo comercial específico entre Eventt y el Cliente, las condiciones de retención pactadas en ese acuerdo prevalecen sobre esta política respecto de los asuntos que regule expresamente.

1. Alcance

Esta política aplica a la información asociada a las mediciones creadas por los Clientes, incluyendo respuestas, resultados calculados, resultados agregados protegidos de las mediciones confidenciales, reportes y datos de participantes.

La conservación depende del plan del Cliente y de los acuerdos aplicables. La modalidad de privacidad de una medición no cambia durante su vida, y un cambio de plan no transforma respuestas confidenciales en identificadas ni amplía lo que el Cliente puede consultar o exportar.

La información de cuenta, usuarios administradores, facturación y registros de seguridad se rige por lo previsto en la Política de Privacidad y puede tener periodos de conservación distintos, derivados de obligaciones legales, contables o de seguridad.

2. Definiciones

Cierre de una medición. Una medición se entiende cerrada cuando deja de aceptar respuestas, ya sea porque el Cliente la cierra desde la plataforma o porque se alcanza la fecha de cierre programada. La plataforma registra su fecha y hora. El Cliente puede reabrir una medición cerrada mientras se encuentre dentro de su periodo de acceso; al reabrirla, el cierre anterior y sus avisos dejan de contar, y los periodos de esta política se calculan desde el siguiente cierre. La suspensión temporal, que permite reanudar la medición, no constituye cierre.

Periodo de acceso. Tiempo durante el cual una medición cerrada sigue disponible en la plataforma para consulta, reportes y exportación.

Medición inactiva. Medición cuyo periodo de acceso terminó y que deja de estar disponible en tableros, reportes y analítica, sin haber sido eliminada todavía.

Eliminación por el Cliente. Acción de un usuario del Cliente que elimina una medición, un proyecto, un reporte o un participante desde el espacio de trabajo. La información deja de estar disponible en la interfaz y deja de contar en los resultados, pero permanece almacenada hasta su eliminación definitiva.

Eliminación definitiva (purga). Supresión de la información de los sistemas activos de Grabitt, tras la cual la recuperación puede no ser posible. La realiza un operador de Eventt después de verificar que se cumplen las condiciones de esta política.

Resultados agregados protegidos. Registro estable de los resultados de una medición confidencial, calculado después de su cierre con los controles de confidencialidad de esa modalidad. No contiene respuestas individuales, nombres, correos ni identificadores de participantes y no se recalcula mientras la medición permanece cerrada. Si el Cliente reabre la medición, el registro se elimina y se calcula de nuevo, con las respuestas disponibles, cuando vuelve a cerrarse. Forma parte del ciclo de vida de la medición.

3. Ciclo de vida de una medición en Pago por uso

Salvo indicación distinta al momento de la contratación:

1. Del día 0 al día 90 tras el cierre. La medición permanece accesible. Los usuarios autorizados pueden consultar resultados, usar los reportes básicos y exportar la información.

2. A partir del día 91. La medición pasa a estado inactivo. Deja de estar disponible en tableros, reportes, analítica y demás funcionalidades interactivas.

3. Periodo de recuperación. Grabitt conserva la medición inactiva durante un periodo limitado, que normalmente no supera noventa (90) días adicionales. Durante ese tiempo, cuando resulte técnica y comercialmente posible, el acceso puede restablecerse mediante la actualización del plan, la contratación de un servicio elegible o la solicitud a Grabitt.

4. Eliminación definitiva. Vencido el periodo de recuperación, la información de la medición puede eliminarse de manera definitiva de los sistemas activos. La eliminación la ejecuta un operador de Eventt una vez enviado el aviso de la sección 6 y siempre que la medición no esté sujeta a una conservación justificada, por lo que puede producirse después del vencimiento del periodo.

5. Vencimiento de respaldos. Las copias existentes en respaldos de seguridad se sobrescriben o eliminan conforme a los ciclos técnicos normales de respaldo y recuperación.

Los periodos indicados son los aplicables de manera ordinaria. Grabitt puede conservar información por más tiempo cuando lo exija la ley, una orden de autoridad competente, una disputa en curso o un acuerdo comercial aplicable. Toda conservación por encima de los periodos ordinarios requiere una de estas justificaciones y se limita a la información y al tiempo que ella exija.

Los resultados agregados protegidos de una medición confidencial siguen este mismo ciclo y se eliminan con la medición. Antes de esa eliminación, Eventt puede retirarlos conforme a la sección 9.

3A. Mediciones eliminadas por el Cliente

Cuando el Cliente elimina una medición, esta deja de estar disponible de inmediato, cualquiera sea su plan, y se conserva durante quince (15) días contados desde la eliminación. Vencido ese plazo, la medición puede eliminarse de manera definitiva. Durante ese plazo la medición no es accesible para el Cliente, y Grabitt no ofrece una función para restaurarla. Eliminar un proyecto elimina también sus mediciones y reportes con las mismas reglas.

Cuando el Cliente elimina un participante de una medición anónima o identificada, sus respuestas dejan de contar en los resultados y en las exportaciones, pero permanecen almacenadas hasta la eliminación definitiva de la medición. Si un titular solicita la supresión de sus datos, Eventt la ejecuta conforme a la sección 9.

4. Retención en PRO

Mientras una suscripción PRO elegible permanezca vigente y al día, Grabitt puede mantener disponibles las mediciones históricas elegibles para comparaciones, análisis de tendencias, reportes avanzados y capacidades elegibles de Grabitt AI.

El acceso histórico es una funcionalidad de la suscripción y no constituye una promesa de almacenamiento permanente o indefinido. Grabitt puede establecer periodos máximos de conservación, limitaciones técnicas o condiciones de uso razonable.

Cuando una suscripción PRO expira o se cancela, Grabitt puede otorgar un periodo de gracia limitado durante el cual el Cliente puede exportar la información elegible o reactivar la suscripción. Vencido ese periodo, las mediciones que dejen de estar cubiertas por una suscripción vigente quedan sujetas al proceso ordinario descrito en la sección 3.

La reactivación de PRO no garantiza la recuperación de información que ya haya sido eliminada de manera definitiva.

5. Retención en Enterprise

Los clientes Enterprise pueden acordar periodos de conservación distintos, incluyendo retención ampliada, eliminación anticipada o requisitos particulares de custodia. Esas condiciones se establecen en el acuerdo comercial correspondiente y prevalecen sobre esta política en lo que regulen expresamente.

Entorno de demostración

Las mediciones del entorno de demostración que Eventt puede habilitar permanecen accesibles durante treinta (30) días tras su cierre y luego se conservan inactivas durante un periodo de recuperación que normalmente no supera treinta (30) días adicionales, antes de poder eliminarse de manera definitiva conforme a la sección 3. En el entorno de demostración deben utilizarse datos ficticios o sintéticos.

Cambios de plan

Los periodos de conservación de una medición se calculan desde su fecha de cierre con las reglas del plan vigente del Cliente. Un cambio de plan no elimina ni oculta información por sí mismo; cuando el nuevo plan tiene periodos de conservación, estos se aplican desde la fecha de cierre de cada medición, y toda eliminación definitiva sigue requiriendo el aviso de la sección 6. Un cambio de plan nunca modifica la modalidad de privacidad de una medición ni debilita sus garantías.

6. Avisos antes de la eliminación

Antes de una eliminación definitiva programada, Eventt empleará esfuerzos razonables para informarlo al Cliente por medios electrónicos, a la dirección de correo registrada en la cuenta o mediante una notificación dentro de la plataforma, indicando la fecha prevista de eliminación y las opciones disponibles para exportar o conservar la información.

Este aviso no será exigible cuando la eliminación se realice por solicitud del propio Cliente, cuando responda a una obligación legal o a una orden de autoridad competente, o cuando la cuenta no cuente con un canal de contacto vigente.

7. Exportación

El Cliente es responsable de descargar o exportar la información que desee conservar antes del vencimiento de los periodos aplicables.

Grabitt proporciona funcionalidades de exportación conforme al plan contratado, a los permisos del usuario correspondiente y a la modalidad de privacidad de cada medición.

En las mediciones confidenciales no es posible exportar ni descargar respuestas individuales, tampoco antes de la eliminación. Lo que el Cliente puede conservar de esas mediciones son los resultados agregados y los reportes que la modalidad permite.

La información exportada y los reportes descargados quedan bajo la responsabilidad del Cliente. Su conservación y eliminación posteriores no dependen de Grabitt, y la eliminación, la supresión o el retiro de resultados realizados después en Grabitt no los alcanzan.

8. Respaldos

La eliminación de información de los sistemas activos no elimina de forma inmediata todas las copias existentes en sistemas de respaldo o recuperación ante desastres.

Esas copias residuales, incluidas las de resultados agregados protegidos y de respuestas suprimidas, permanecen durante los ciclos técnicos correspondientes, no se utilizan para finalidades ordinarias distintas de la seguridad, continuidad, integridad y recuperación del servicio, y se sobrescriben o eliminan al vencer dichos ciclos.

La base de datos cuenta con una copia de respaldo automática cada veinticuatro (24) horas. Se conservan las ocho (8) copias diarias más recientes, de modo que cada copia se elimina, por sustitución, aproximadamente ocho (8) días después de creada. Las copias de respaldo no se conservan de manera indefinida. Los registros técnicos de la operación se conservan durante treinta (30) días, y los registros de auditoría de la plataforma de infraestructura hasta cuatrocientos (400) días.

9. Solicitudes de titulares de datos

Las solicitudes de supresión presentadas por titulares de datos personales se atienden conforme a la Política de Privacidad y a la legislación aplicable, y pueden implicar plazos distintos a los previstos en esta política.

Cuando Eventt actúa como Encargado del Tratamiento respecto de las respuestas de una medición, dichas solicitudes se coordinan con el Cliente que actúa como Responsable.

En las mediciones confidenciales, el Cliente no puede eliminar ni consultar las respuestas individuales desde la plataforma. Las solicitudes de supresión que afecten esas respuestas se atienden mediante el procedimiento restringido descrito en la Política de Privacidad, que también evalúa si los resultados agregados ya publicados pueden conservarse.

La supresión de los datos de un titular la ejecuta un operador de Eventt como eliminación definitiva de sus respuestas, de sus códigos de verificación, de los eventos de entrega de sus correos y de su registro en la lista de participantes. Se conservan, sin respuestas ni datos de contacto, el registro de consumo de la participación completada, necesario para la facturación, y el registro de auditoría de la eliminación.

Los resultados agregados protegidos de una medición confidencial no se recalculan tras una supresión; solo se calculan de nuevo si el Cliente reabre la medición y la vuelve a cerrar, con las respuestas disponibles en ese momento. Su conservación se evalúa en cada caso, y Eventt puede retirarlos de manera definitiva cuando la evaluación lo exija. El retiro elimina las cifras del registro de resultados y de los reportes de Grabitt que las utilizaban, impide reabrir la medición y no alcanza las copias ya descargadas por el Cliente.

10. Cambios a esta política

Eventt puede actualizar esta política para reflejar cambios en el servicio, en sus planes, en su infraestructura o en las obligaciones legales aplicables.

La fecha indicada al inicio corresponde a su última actualización. Cuando un cambio reduzca de manera material los periodos de conservación aplicables a un Cliente con una relación contractual vigente, Eventt procurará comunicarlo con una anticipación razonable antes de su entrada en vigor.

11. Contacto

Para consultas relacionadas con esta política:

Eventt S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: hello@eventt.co