Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Última actualización: 24 de agosto de 2026
Grabitt es una plataforma tecnológica desarrollada y operada por Eventt S.A.S., sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia y domiciliada en Bogotá D.C., Colombia.
Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales explica cómo se recopila, utiliza, procesa, almacena y protege la información relacionada con los usuarios, clientes y participantes que utilizan Grabitt.
El tratamiento de datos personales se realiza de conformidad con la legislación colombiana aplicable, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
1. Sobre Grabitt
Grabitt es una plataforma tecnológica que permite a organizaciones y usuarios autorizados crear, configurar y administrar encuestas y mediciones, gestionar participantes, recopilar respuestas y generar resultados, análisis y reportes.
Grabitt proporciona las herramientas tecnológicas necesarias para realizar estos procesos, pero no determina por cuenta propia las preguntas, participantes, finalidades ni condiciones particulares de las encuestas creadas por sus clientes.
Cada organización que utiliza Grabitt es responsable de configurar sus mediciones, determinar qué información desea recopilar, establecer las finalidades correspondientes y definir la política de privacidad aplicable a sus participantes.
2. Responsable y Encargado del Tratamiento
La función de Eventt S.A.S. respecto del tratamiento de datos depende del contexto en el cual se utiliza Grabitt.
Eventt como Responsable
Eventt S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento respecto de la información que recopila directamente para administrar Grabitt y mantener su relación con usuarios y clientes.
Esto incluye, entre otros, los datos necesarios para:
- crear y administrar cuentas;
- autenticar usuarios;
- prestar y mantener el servicio;
- gestionar la relación contractual con los clientes;
- proporcionar soporte;
- mantener la seguridad de Grabitt; y
- cumplir obligaciones legales.
Eventt como Encargado
Cuando un cliente utiliza Grabitt para crear y administrar una encuesta o medición, el cliente determina las finalidades del tratamiento, las preguntas, los participantes, la información recopilada y las condiciones bajo las cuales se realiza la medición.
En estos casos, el cliente actúa como Responsable del Tratamiento y Eventt S.A.S., a través de Grabitt, actúa como Encargado del Tratamiento, procesando la información por cuenta del cliente para proporcionar las funcionalidades de la plataforma.
Eventt trata esta información dentro del alcance necesario para prestar el servicio, conforme a las instrucciones legítimas del cliente y a las obligaciones establecidas por la legislación aplicable.
El cliente es responsable de determinar que la recopilación y utilización de los datos mediante sus encuestas sea legítima, informar adecuadamente a los participantes y contar con las autorizaciones o fundamentos jurídicos que resulten necesarios.
3. Información de los usuarios de Grabitt
Para crear y administrar una cuenta podemos recopilar información como:
- nombre;
- dirección de correo electrónico;
- organización asociada a la cuenta;
- roles y permisos; y
- datos técnicos y de seguridad necesarios para administrar la cuenta y sus sesiones.
Autenticación mediante terceros
Grabitt permite utilizar proveedores externos de identidad, como Google o Microsoft, para realizar la autenticación.
Cuando un usuario utiliza uno de estos proveedores, la validación de identidad se realiza mediante el proveedor correspondiente y Grabitt recibe la información necesaria para crear o identificar la cuenta, como el nombre y la dirección de correo electrónico.
La interacción del usuario con el proveedor de identidad correspondiente también está sujeta a las políticas de privacidad de dicho proveedor.
Autenticación mediante contraseña
Los usuarios también pueden utilizar mecanismos de autenticación mediante contraseña.
Grabitt no almacena estas contraseñas en texto legible. Se almacena una representación criptográfica de la contraseña destinada a verificar posteriormente las credenciales del usuario.
4. Información de participantes y respuestas
Grabitt permite diferentes modalidades para recopilar respuestas, dependiendo de la configuración de la medición realizada por el cliente.
Encuestas asociadas a participantes
En determinadas mediciones, el cliente puede registrar participantes y Grabitt puede mantener una relación entre el participante y las respuestas correspondientes.
El cliente determina qué información de los participantes incorpora a la plataforma, las preguntas realizadas y las finalidades para las cuales realiza la medición.
El acceso y presentación de esta información está sujeto a las funcionalidades, roles, permisos y configuración establecidos para la medición.
Encuestas anónimas
Grabitt también permite configurar mediciones completamente anónimas.
En estas mediciones no se crea ni se almacena un participante identificado asociado a las respuestas.
Cuando una persona inicia una participación anónima, Grabitt genera un identificador temporal de sesión cuya finalidad es permitir que el sistema agrupe las diferentes respuestas que forman parte de un mismo envío del formulario.
Este identificador no contiene la identidad del participante ni mantiene una relación con un registro de participante.
Grabitt no recopila, como parte de la respuesta de una encuesta anónima, información personal del participante o de su dispositivo destinada a identificar posteriormente quién respondió la medición.
Por tanto, una vez enviada una medición configurada como anónima, Grabitt no dispone de una relación técnica entre las respuestas almacenadas y la identidad de la persona que las proporcionó.
Contenido definido por el cliente
Grabitt proporciona la infraestructura tecnológica para crear y responder las mediciones, pero no determina las preguntas creadas por los clientes.
Una organización podría configurar preguntas cuyas respuestas contengan información que identifique directamente al participante o que, al combinarse con otra información disponible para dicha organización, permita inferir razonablemente su identidad.
Cuando esto ocurra, dicha posibilidad de identificación se deriva del contenido y configuración definidos por el cliente y no del mecanismo técnico utilizado por Grabitt para las encuestas anónimas.
El cliente, en su calidad de Responsable del Tratamiento, es responsable de evaluar las preguntas que incorpora a sus mediciones, determinar qué información solicita, establecer si dicha información puede permitir identificar a los participantes y cumplir las obligaciones de privacidad y protección de datos correspondientes.
Eventt no controla ni determina las preguntas incorporadas por los clientes en sus mediciones.
5. Política de privacidad de cada encuesta
El cliente que crea una medición es responsable de determinar la política de privacidad y las condiciones de tratamiento aplicables a dicha encuesta.
Grabitt proporciona dentro de la configuración de las mediciones una funcionalidad mediante la cual el administrador puede incorporar la política o información de privacidad que deberá presentarse a los participantes.
Cuando la configuración de la medición requiere su aceptación, Grabitt presenta esta información antes de permitir al participante continuar con la encuesta.
La aceptación queda registrada técnicamente junto con la participación correspondiente. En encuestas asociadas a participantes, el registro podrá quedar relacionado con dicha participación. En encuestas anónimas, quedará relacionado exclusivamente con el identificador temporal de la participación.
Grabitt puede conservar información necesaria para demostrar qué versión de la política fue presentada y aceptada, así como la fecha y hora de la aceptación.
La inclusión de esta funcionalidad no significa que Eventt determine el contenido de la política del cliente. El cliente continúa siendo responsable de definir las finalidades del tratamiento, proporcionar la información legalmente requerida y obtener las autorizaciones correspondientes.
6. Datos sensibles
Grabitt no requiere que los clientes recopilen datos sensibles para utilizar la plataforma.
Sin embargo, debido a que los clientes pueden configurar las preguntas de sus propias mediciones, una encuesta podría solicitar información considerada sensible conforme a la legislación aplicable.
Cuando un cliente decida recopilar este tipo de información, será responsabilidad del cliente determinar la legitimidad de dicho tratamiento, informar adecuadamente al participante sobre el carácter sensible de los datos y obtener las autorizaciones que resulten necesarias.
Eventt tratará dicha información como Encargado únicamente para proporcionar las funcionalidades de Grabitt y conforme a las obligaciones legales aplicables.
7. Finalidades del tratamiento realizado por Grabitt
Dependiendo de la naturaleza de la información y de la relación correspondiente, Eventt puede tratar datos para:
- crear y administrar cuentas de usuario;
- autenticar usuarios y mantener sus sesiones;
- gestionar organizaciones, roles y permisos;
- prestar y mantener las funcionalidades de Grabitt;
- almacenar y procesar la configuración de las mediciones;
- gestionar participantes cuando corresponda;
- recopilar y procesar respuestas;
- generar resultados, análisis y reportes;
- ejecutar funcionalidades solicitadas expresamente por usuarios autorizados;
- proporcionar soporte técnico;
- detectar, investigar y prevenir problemas de seguridad;
- diagnosticar errores y mantener la disponibilidad de la plataforma;
- gestionar la relación contractual con los clientes; y
- cumplir obligaciones legales.
Eventt no utiliza las respuestas de los participantes para publicidad dirigida ni para crear perfiles comerciales de los participantes.
8. Inteligencia artificial
Grabitt puede ofrecer funcionalidades opcionales de inteligencia artificial destinadas a analizar respuestas y apoyar la generación de resultados, interpretaciones o reportes.
Estas funcionalidades no se ejecutan automáticamente sobre todas las respuestas.
El análisis mediante inteligencia artificial se realiza únicamente cuando un usuario administrador autorizado solicita expresamente una funcionalidad o reporte que requiera dicho procesamiento.
Antes de enviar información al servicio de inteligencia artificial, Grabitt prepara los datos necesarios para el análisis sin incluir la relación existente entre las respuestas y participantes identificados.
El servicio de inteligencia artificial recibe el contenido necesario para realizar el análisis solicitado, pero no requiere conocer la identidad de las personas que proporcionaron las respuestas.
Eventt puede utilizar proveedores especializados de inteligencia artificial mediante servicios empresariales o APIs. A la fecha de esta política, dichos proveedores pueden incluir a OpenAI y Anthropic, entre otros que Eventt incorpore o sustituya en el futuro aplicando criterios equivalentes de seguridad, confidencialidad y tratamiento de la información.
La relación actualizada de proveedores puede consultarse mediante los canales de contacto indicados en esta política.
La información enviada a estos servicios se limita a aquella razonablemente necesaria para realizar el análisis solicitado.
Grabitt no utiliza las respuestas de los participantes para entrenar modelos propios de inteligencia artificial ni autoriza intencionalmente su utilización para entrenar modelos generales de terceros.
Eventt procurará utilizar servicios y configuraciones empresariales que establezcan que la información procesada no será utilizada para entrenar modelos generales del proveedor.
Eventt adoptará medidas técnicas y contractuales orientadas a minimizar la información procesada, mantener separados los datos de identificación de los participantes y limitar el tratamiento a la generación del análisis solicitado.
El uso de estas funcionalidades es opcional y debe ser iniciado por un usuario administrador autorizado de la organización responsable de la medición.
Las funcionalidades de inteligencia artificial pueden estar disponibles como complementos adquiridos por separado o como parte de una suscripción, según el plan contratado. La información tratada depende de la funcionalidad solicitada.
Cuando resulte posible y apropiado, Grabitt puede entregar a los servicios de inteligencia artificial información calculada, agregada, resumida o estructurada de la medición, en lugar de requerir que el servicio calcule por sí mismo los resultados a partir de las respuestas en crudo.
Inteligencia artificial y mediciones anónimas
Cuando se utiliza una funcionalidad de inteligencia artificial sobre una medición anónima, Grabitt procesa la información conforme al modelo de anonimato aplicable a esa medición.
Grabitt no entrega intencionalmente a los servicios de inteligencia artificial información de identidad de los participantes que Grabitt no recopila como parte de la medición anónima.
No obstante, las preguntas configuradas por el Cliente o las respuestas de texto libre proporcionadas por los participantes pueden contener por sí mismas información que permita identificar o contribuir a identificar a una persona.
El Cliente es responsable de considerar esta posibilidad al configurar sus preguntas y al decidir si utiliza funcionalidades de inteligencia artificial sobre las respuestas recopiladas.
9. Proveedores tecnológicos
Eventt utiliza proveedores tecnológicos especializados para operar Grabitt.
Actualmente estos servicios pueden incluir:
- Google Cloud Platform, para infraestructura, cómputo, servicios de API, almacenamiento y otros componentes tecnológicos;
- MongoDB Atlas, para servicios de bases de datos y respaldo;
- Resend, para determinados servicios de correo electrónico;
- Google y Microsoft, cuando el usuario decide utilizar estos proveedores para autenticarse;
- Umami, para analítica sin cookies de seguimiento; y
- proveedores especializados de inteligencia artificial, cuando un administrador utiliza voluntariamente funcionalidades que requieren este tipo de procesamiento.
Estos proveedores pueden procesar determinada información únicamente en la medida necesaria para proporcionar sus respectivos servicios.
Cuando el uso de estos proveedores implique transmisión o transferencia internacional de datos personales, Eventt adoptará las medidas contractuales, técnicas y jurídicas que resulten aplicables conforme a la legislación colombiana.
10. Almacenamiento y arquitectura de la información
Grabitt implementa una arquitectura diseñada para reducir la exposición innecesaria de relaciones entre diferentes conjuntos de información.
Los diferentes componentes del sistema utilizan identificadores técnicos internos para establecer las relaciones necesarias entre cuentas, organizaciones, mediciones, participantes, respuestas y otros elementos de la plataforma.
Estas relaciones son administradas por la lógica de Grabitt y permiten evitar la repetición innecesaria de información personal dentro de los diferentes registros utilizados por el sistema.
En las mediciones asociadas a participantes, la aplicación puede establecer la relación correspondiente entre un participante y sus respuestas cuando ello sea necesario para las funcionalidades de la medición.
En las mediciones configuradas como anónimas, dicha relación con un participante identificado no existe. El identificador temporal utilizado para agrupar las respuestas de un mismo envío no está asociado a un participante determinado.
Grabitt utiliza infraestructura y servicios especializados para almacenar y proteger la información, incluyendo MongoDB Atlas y Google Cloud Platform.
Las bases de datos cuentan con respaldos periódicos destinados a proteger la disponibilidad e integridad de la información.
11. Cookies y tecnologías similares
Grabitt utiliza cookies estrictamente necesarias para proporcionar determinadas funcionalidades de la plataforma, particularmente aquellas relacionadas con la autenticación y el mantenimiento de sesiones en la consola administrativa.
Estas cookies no se utilizan para publicidad dirigida ni para crear perfiles publicitarios.
El sitio público de Grabitt y los formularios utilizados por los participantes para responder las encuestas no requieren la cookie de sesión administrativa de Grabitt.
Cuando un usuario decide autenticarse mediante un proveedor externo, como Google o Microsoft, dicho proveedor puede utilizar sus propias cookies o tecnologías necesarias para proporcionar el proceso de autenticación, de acuerdo con sus respectivas políticas.
12. Analítica
Grabitt utiliza Umami para obtener información agregada sobre el funcionamiento y utilización de sus servicios.
La implementación de Umami utilizada por Grabitt no requiere cookies de seguimiento.
La información de analítica se utiliza para comprender el funcionamiento general del servicio, detectar problemas y mejorar la plataforma. Eventt no utiliza esta información para crear perfiles publicitarios de los participantes.
13. Seguridad de la información
Eventt adopta medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables destinadas a proteger la información procesada mediante Grabitt frente a pérdida, alteración, acceso, divulgación o utilización no autorizada.
Estas medidas incluyen, según corresponda:
- controles de acceso y permisos;
- separación lógica de información;
- utilización de identificadores técnicos internos;
- mecanismos seguros de autenticación;
- protección criptográfica de credenciales;
- utilización de infraestructura tecnológica especializada;
- respaldos periódicos; y
- controles destinados a limitar el acceso a la información según las necesidades operativas.
Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar una seguridad absoluta. Eventt revisa y actualiza sus medidas de seguridad conforme evolucionan la plataforma, los riesgos y las tecnologías disponibles.
14. Conservación y eliminación
Eventt conservará los datos personales respecto de los cuales actúe como Responsable únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades para las cuales fueron recopilados, para mantener la relación correspondiente y para cumplir las obligaciones legales aplicables.
Respecto de las mediciones en las que Eventt actúe como Encargado, la conservación, eliminación o devolución de la información estará sujeta a las instrucciones y acuerdos establecidos con el cliente que actúe como Responsable y a las obligaciones legales aplicables.
Los respaldos de seguridad pueden conservar temporalmente copias de información eliminada durante los ciclos técnicos normales de respaldo y recuperación.
Estas copias no serán utilizadas para finalidades ordinarias diferentes a la seguridad, continuidad, integridad y recuperación del servicio y serán eliminadas conforme a los ciclos técnicos correspondientes.
Los periodos de conservación pueden variar según el plan del cliente, el estado de la medición, el acuerdo contractual aplicable y el tipo de información.
A modo de ejemplo, las mediciones operadas bajo el plan de Pago por uso pueden permanecer disponibles en línea durante noventa (90) días después de su cierre y posteriormente pasar a un periodo limitado de inactividad o recuperación antes de su eliminación.
Las suscripciones PRO pueden ofrecer acceso histórico ampliado a las mediciones elegibles mientras la suscripción permanezca vigente, conforme a las reglas de conservación aplicables de Grabitt.
Los clientes Enterprise pueden estar sujetos a periodos de conservación particulares establecidos en sus acuerdos comerciales.
Los periodos concretos aplicables a cada plan se detallan en la Política de Retención de Información.
15. Derechos de los titulares
De acuerdo con la legislación colombiana aplicable, los titulares de datos personales tienen derecho, entre otros, a:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda;
- ser informados sobre el uso dado a sus datos;
- presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento;
- solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando legalmente proceda;
- acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento; y
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por la legislación aplicable.
Cuando la solicitud se refiera a una encuesta administrada por un cliente de Grabitt, dicho cliente será normalmente el Responsable del Tratamiento.
Eventt colaborará, en su calidad de Encargado, con el Responsable para permitir la atención de las solicitudes de los titulares conforme a la legislación aplicable.
16. Consultas y reclamos
Para los tratamientos respecto de los cuales Eventt actúe como Responsable, los titulares pueden presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con sus datos personales a través de:
Correo electrónico: hello@eventt.co
Formulario de contacto: Escríbenos
La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al solicitante, comprender su petición y localizar la información correspondiente.
Eventt atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.
Cuando una solicitud corresponda a información tratada por cuenta de un cliente de Grabitt, Eventt podrá remitirla o coordinar su atención con el cliente que actúe como Responsable del Tratamiento.
17. Niños, niñas y adolescentes
Grabitt no está diseñado específicamente como un servicio dirigido a niños, niñas o adolescentes.
Cuando un cliente utilice Grabitt para realizar una medición que involucre datos personales de menores de edad, será responsabilidad del cliente determinar la legitimidad del tratamiento y cumplir las condiciones y garantías especiales establecidas por la legislación aplicable.
Eventt tratará esta información únicamente dentro del alcance necesario para prestar el servicio y de las obligaciones que le correspondan como Encargado del Tratamiento.
18. Cambios a esta política
Eventt puede actualizar esta política para reflejar cambios en Grabitt, sus funcionalidades, proveedores tecnológicos, prácticas de tratamiento de información o las obligaciones legales aplicables.
La fecha indicada al inicio de esta política corresponde a su última actualización.
Cuando los cambios sean sustanciales y la legislación aplicable requiera información adicional o una nueva autorización, Eventt adoptará las medidas correspondientes.
19. Identificación y contacto
Grabitt es desarrollado y operado por:
Eventt S.A.S.
NIT: 901454420-7
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Carrera 67 #169A-82, Bogotá, Colombia
Correo electrónico para asuntos de privacidad: hello@eventt.co
Teléfono: (+57) 350 632 9910
Los participantes que tengan consultas relacionadas específicamente con el tratamiento de información realizado mediante una encuesta deberán consultar también la política de privacidad proporcionada por la organización responsable de dicha medición.